Como melhorar a gestão do tempo por meio de ferramentas de colaboração entre equipes

Em um mundo marcado pelo excesso de informação e pelas mudanças na forma como trabalhamos, com a popularização do home office, por exemplo, fazer a gestão do tempo dos colaboradores é cada vez mais um desafio. Com tantas distrações, incentivar o trabalho focado e delegar tarefas é uma dificuldade que gestores enfrentam diariamente.

Nesse contexto, empresas lançam mão de ferramentas de colaboração entre equipes para ganhar produtividade. É sobre esses softwares que vamos falar neste post. Leia e descubra quais são e como utilizá-los para tornar sua equipe mais colaborativa e eficiente.

Ferramenta de comunicação entre as equipes

Embora em alguns casos seja melhor enviar um email, na maior parte das vezes um problema pode ser resolvido mais rapidamente com a comunicação instantânea. Por isso, ferramentas de comunicação estão presentes nas empresas que buscam produtividade.

Esse tipo de aplicativo é um meio de comunicação rápido e eficiente, que evita emails desnecessários ou mesmo aquela caminhada até a mesa do colega que fica em outro andar.

A ferramenta mais conhecida dessa categoria é o Slack. Ele estimula a colaboração, pois, além de conversas privadas, dá para criar canais, que podem ser voltados a um time, como marketing ou vendas, ou a um projeto específico, por exemplo a campanha de Black Friday 2019.

Na ferramenta, a comunicação fica centralizada, já que é possível usá-la para enviar imagens, vídeos e documentos. Além disso, outro benefício são as integrações, que permitem usar o Slack em conjunto com outros aplicativos voltados à produtividade, como o Google Drive.

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O Slack tem uma versão gratuita, com as funcionalidades básicas, e uma versão paga. A principal diferença entre elas é que, na primeira, o histórico de mensagens é apagado depois de alguns dias.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Outra forma de manter a equipe trabalhando de forma colaborativa é com uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permita acompanhar o que cada colaborador está fazendo, além de delegar tarefas e entender em qual etapa qual projeto está.

Nessa categoria, o Trello é o aplicativo mais conhecido. Embora possua uma versão paga, a opção gratuita funciona muito bem. Baseada no método kanban, a ferramenta permite criar listas e cartões e movê-los na medida que tarefa é completada. A visualização é fácil e é possível criar um quadro para cada projeto ou time.

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Outra ferramenta desse tipo é o Monday. Seu diferencial é a possibilidade de customizar o fluxo de trabalho, tudo de forma bastante visual. A ferramenta é paga.

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Ferramentas de armazenamento na nuvem

Usar ferramentas de armazenamento na nuvem tem uma série de benefícios. Você economiza espaço nos computadores; os arquivos ficam mais seguros, pois estão armazenados em servidores externos; e, é claro, vários colaboradores podem trabalhar ao mesmo tempo em um mesmo arquivo.

O Google Docs é o principal exemplo disso. Com ele é possível trabalhar de forma colaborativa em documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários e mais, deixando comentários e sugestões de edição. É para dar adeus aos anexos de email, aos arquivos salvos em diversas versões no computador e aos documentos de papel.

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Para armazenar os documentos importantes, há o próprio Google Drive. Já para as empresas que buscam uma outra ferramenta voltada especialmente ao armazenamento, a mais popular do mercado é, certamente, o Dropbox.

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Ferramentas de videoconferência

Para empresas que têm colaboradores trabalhando home office – algo cada vez mais comum atualmente —, é necessário ter uma ferramenta de videoconferência para as reuniões. 

Elas também podem ser usadas para transmitir anúncios importantes da diretoria e outras apresentações. Fazer uso desse tipo de software também reduz custos com viagens desnecessárias.

Para videoconferências produtivas e colaborativas, boas ferramentas são o Zoom e o Skype.

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Ferramentas de produtividade

Embora todas as ferramentas de que falamos aqui estimulem a produtividade, há uma série de softwares voltados especialmente para esse fim. 

Um exemplo é o Toggl, uma espécie de contador que permite acompanhar quanto tempo você levou em cada uma das atividades. Ver o tempo passando no reloginho ajuda a trabalhar sem interrupções até concluir determinada tarefa. Depois, é possível compartilhar seu relatório com os gestores.

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Há também o Rescue Time, com o qual é possível saber quanto tempo você levou em cada tipo de site — email, redes sociais e outros. Também dá para cadastrar sites que sabotam sua produtividade para impedir o acesso a eles.

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Ferramenta de monitoramento de notícias

Outra ferramenta que estimula a colaboração e a produtividade entre as equipes é o software de monitoramento de notícias. Por meio de ferramentas como o NewsMonitor é possível monitorar e compartilhar notícias estratégias para o seu negócio — seja sobre a sua empresa, os concorrentes ou o mercado de atuação — com diferentes áreas facilmente.

Categorias

Primeiro, a ferramenta monitora e envia por email as notícias mais interessantes a partir das palavras-chave que você definiu. É possível salvá-las em pastas de notícias e usar essas pastas como base para criar newsletters, que podem ser disparadas por email. Também é possível customizar as newsletters incluindo comentários e o logo da empresa, tornando a comunicação interna mais interessante e eficiente.

Para estimular o trabalho colaborativo, o NewsMonitor permite compartilhar as pastas de notícias com os colegas para que todos possam salvar matérias e incluir comentários, ajudando no trabalho de curadoria.

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